מנהלים, האם אתם יודעים באמת מה קורה בארגון שלכם?

שניר בן משה

שניר בן משה

יזם ומנטור ישראלי, בעל מספר עסקים מצליחים ומייעץ ליזמים ולעסקים מהמובילים בישראל.

 

 

החודש האחרון של 2020 מאחורינו, ובהסתכלות על מה שעשינו בו, נוכל לראות מה הספקנו לעשות בתחילת השנה. לאחדים, הסתכלות כזו תתן מוטיבציה, אחרים יכנסו ממנה ללחץ, אבל ההסתכלות הזו חשובה, משום שהיא בעצם מגדירה לנו קו בסיס, שאליו נוכל להשוות במהלך השנה. אחד המשפטים החשובים בניהול הוא שלא ניתן לנהל את מה שלא ניתן למדוד. אם אין לנו פרמטרים מדידים, כיצד נוכל להגדיר האם אנחנו פועלים נכון? האם ניתן לשפר את התוצאות? וכן הלאה.

הגדרת המדדים הנכונים

"אבל אף אחד לא רוצה להרגיש כאילו בודקים כל יום את כל מה שהוא עושה", זוהי תגובה כמעט אינסטינקטיבית להצעת המדידה, אבל בסופו של דבר כולנו נמדדים, אבל לא תמיד בפרמטרים הנכונים. ניקח למשל מחלקת ייצור המתוגמלת לפי כמות הפריטים שהיא מייצרת. אם יש טעויות רבות מדי ונדרש ייצור מחדש, היא עשויה לקבל אפילו יותר כסף, ולכן אין לה באמת אינטרס למנוע בזבוז משאבים, להתריע על תקלות אפשריות או לעודד בקרת איכות. במקרה זה נעשית מדידה, אך היא אינה משרתת את העסק ואינה מסייעת לעובדים להשתפר.
כדי שהארגון יצליח לצמוח ולהשתפר, עליו להגדיר לכל חטיבה בו את המדדים הנכונים לה. בארגונים יעילים אפשר למנות כ-7 מחלקות מרכזיות: כח אדם, כספים, בקרת איכות, שיווק, מכירות, אנשי טכנולוגיה, וכמובן ההנהלה של הארגון. מדידה נכונה של כל אחת מהמחלקות הללו, מתחילה בהגדרת מטרות מדויקות הצפויות ממנה.

מה בעצם אנחנו מודדים?

כך למשל, ממחלקת כח אדם נצפה לאתר את האנשים המתאימים לתפקיד, שיתאימו הן מבחינה מקצועית והן מבחינת אופי הארגון וכללי ההתנהגות בו. אם נעקוב אחר מספר האנשים שגויסו ופוטרו בשנה, אחר המשובים שהמנהלים האישיים של המגויסים נותנים להם ואחר הפרות האתיקה וההתנהגות בארגון על פני ציר זמן, נוכל לגלות האם חטיבה זו עושה את עבודתה ברמת המאקרו. כמובן שעל ידי הערכת המנהלים בחטיבה לכל עובד, ניתן גם לגלות ברמת המיקרו אילו עובדים מעכבים את הצלחת הארגון.

חטיבת המנהלים נמדדת על בסיס הצלחתה בעמידה בתכנונים ובביצוע המדידות כמו גם כמובן בשיפור הביצועים של הארגון כולו. מדידה זו נמצאת באחריותו של מי המנכ"ל, או מי שממונה מטעמו כאחראי על מנהלי המחלקות השונות.

לא רק הנתונים הקשורים בתפוקות צריכים להמדד, אלא גם כל הפריטים הקשורים לחזון של הארגון ולערכים אותם הוא מעוניין לקשר אליו. כך למשל, אם המטרה בחזון הארגוני היא שירותיות, ימדדו זמני השירות ללקוח ואיכותו.

האם אתם רואים את התמונה במלואה?

על אף שזה נשמע פשוט למדי, בחברות רבות אין מדידה מנוהלת של רוב הפרמטרים, אלא הדבר היחיד שנמדד הוא שורת הרווח. מכיוון שהאנשים הטובים ביותר אותם תוכלו לגייס למחלקת הכספים שלכם, הם אלו שיודעים ללהטט עם מספרים, כמנהלים תוכלו לקבל תמונת מצב על הארגון שאינה מדויקת, אם תסתכלו רק על שורת הרווח.

אחד הקשיים בניהול הוא תחושה מתמדת של חוסר של חוסר וודאות. המנהל פועל בדרך כלל על פי עקרונות שלמד בספרי ניהול, ניסיונם של אחרים או תחושות בטן. מדידה מאפשרת לו לבחון את הפעולות שלו והשלכותיהן, לשנות בזמן אמת את מה שדורש תיקון ולדאוג לשיפור מתמיד. זהו אתגר שיכול להפוך להזדמנות נהדרת לצמיחה, וכעת הוא הזמן לנסות ולאמץ אותו.

אהבת? אשמח לשיתוף!

הבמה שלך: אשמח לקרוא מה חשבת על המאמר